Procedură DESADV la recepție

Procedură DESADV la recepție

1. Introducere

Notificarea de Expediere (DESADV – Despatch Advice) reprezintă un element esențial în eficientizarea proceselor logistice și de gestiune a stocurilor în cadrul sistemului Warehouse Management System (WMS). Această procedură definește modalitățile de activare, configurare, import și procesare a datelor DESADV în WMS, atât în interfața administrativă (Back-Office / Portal), cât și în interfața de operare din depozit (Front-Office). Utilizarea corectă a modulului DESADV asigură o trasabilitate precisă la nivel de lot, dată de expirare (FEFO/FPFO) și coduri de identificare a paleților (SSCC), reducând semnificativ erorile umane la recepția fizică a mărfurilor.

2. Activarea Modulului DESADV

Pentru a activa funcționalitatea DESADV în cadrul sistemului WMS, urmați pașii de configurare:

1. Navigați în meniul principal: Comenzi de intrare ➔ Setări ➔ Profiluri recepții ➔ Procesare DESADV.

2. Selectați opțiunea de activare a procesării DESADV.
3. După activare, în secțiunea Comenzi Intrare ➔ Recepții ➔ Detalii Auxiliare, va deveni vizibil un nou sub-tab denumit Produs Desadv.

3. Fluxuri de Adăugare și Gestionare a Datelor DESADV

A. Adăugarea manuală a comenzilor în WMS

În cazul comenzilor introduse manual direct în interfața WMS, detaliile DESADV sunt afișate în momentul activării comenzii.

• Domeniu de aplicare: În acest sub-tab sunt afișate exclusiv articolele care au definită o regulă de rotație a stocului bazată pe Lot, FEFO (First Expired, First Out) sau FPFO (First Production, First Out).
• Operare: Operatorul actualizează datele din cardul produsului conform specificațiilor primite de la furnizor.

Câmpuri din cardul DESADV:

• Produs: Câmp obligatoriu. Se completează automat odată cu activarea recepției.
• Cod lot: Se introduce codul de lot furnizat de producător/furnizor (Câmp opțional).
• Număr trasabilitate: Se introduce numărul de trasabilitate atribuit de furnizor (Câmp opțional).
• Data de expirare (BBD): Se completează în formatul impus de aplicație (Câmp opțional).
• Data producție: Se completează în formatul impus de aplicație (Câmp opțional).
• SSCC (Serial Shipping Container Code): Se introduce codul containerului de expediție în format standardizat GS1 (Câmp opțional).
• Cantitate: Câmp obligatoriu. Reprezintă cantitatea ce urmează a fi recepționată pe combinația specifică de atribute menționată mai sus.
• Cantitatea executată: Câmp obligatoriu. Se autocompletează automat pe baza rezultatului recepției fizice efectuate în depozit.
• Activ: Câmp de stare (True / False).

B. Adăugarea comenzilor din Portalul WMS (Client)

Fluxul este similar cu cel adăugat manual, cu următoarele particularități:

• Recepția este creată direct de către client prin intermediul portalului WMS.
• Detaliile DESADV sunt completate și gestionate de către operatorul WMS pe baza documentelor sau informațiilor furnizate de client.

C. Importul comenzilor de recepție din Portalul WMS

Pentru a importa o comandă de recepție prin fișier structurat, parcurgeți următorii pași:

1. Descărcarea șablonului:
• Navigați la Comenzi de intrare ➔ Recepții.
• Faceți clic pe meniul de acțiuni (cele trei puncte / Ellipses ⋮) din colțul din dreapta sus.
• Selectați opțiunea Import date.
• Alegeți șablonul Clients inbounds.
• Apăsați butonul Download template.
• Salvați fișierul Excel pe calculatorul local cu denumirea: Receptii_Clients inbounds.xlsx.

2. Completarea și încărcarea datelor:
• Completați fișierul salvat cu informațiile obligatorii și opționale aferente recepției.
• Reveniți în portalul WMS la meniul Import date (cele trei puncte ⋮).
• Selectați șablonul corespunzător și apăsați butonul Upload file.
• Selectați fișierul salvat local.
• După validarea sistemului, datele vor fi prelucrate și încărcate automat. 

D. Importul recepției direct din WMS

Acest flux respectă exact aceiași pași tehnici de import descriși la punctul anterior (Punctul C), însă este derulat direct de către utilizatorul/operatorul WMS în baza datelor furnizate de client.

E. Importul direct al datelor DESADV în sub-tabul Produs Desadv

Dacă se dorește importarea detaliilor DESADV direct în comanda existentă:

1. Navigați la Detalii Auxiliare ➔ Detalii DESADV ➔ Sub-tabul Produs Desadv.
2. Efectuați importul fișierului Excel structurat.

Atributele și structura câmpurilor din fișierul de import DESADV:

• Id: Exemplu: 61 (Opțional). Se foloseste cand se face export de date precompletate
• ProductCode: Exemplu: 137710 (Obligatoriu)
• ProductName: Exemplu: LG Asterion C Vibrance Duo Wheat Winter (Opțional)
• BatchCode: Exemplu: RS02-529/22/5BZ01T-2026298123 (Opțional)
• TraceNumber: Exemplu: 2026298123 (Opțional)
• ExpiryDate: Exemplu: 14-06-2028 18:07 (Opțional)
• ProductionDate: Exemplu: 14-06-2026 18:07 (Opțional)
• SSCC: Exemplu: 059476867657675567588 (Opțional)
• Quantity: Exemplu: 20 (Obligatoriu)
• QuantityExecuted: Exemplu: 0 (Opțional)
• Active: Exemplu: TRUE (Opțional)
• InsertDate: Exemplu: 25-08-2026 18:00 (Opțional)
• IdOrder: Exemplu: 1435 (Opțional)
• IdAdmProduct: Exemplu: 412 (Opțional)
• QuantityRemaining: Exemplu: 20 (Opțional)

4. Procesarea Notificărilor DESADV în Front-Office (FO)

Procesul operațional desfășurat de operatorul din depozit pe terminalul mobil urmează pașii:

1. Se derulează procesul standard de recepție conform configurărilor WMS specifice depozitului, până la atingerea Task-ului 106.
2. La Task 106, sistemul solicită selectarea detaliilor de trasabilitate aferente mărfii fizic recepționate.
3. Pe ecranul terminalului va apărea o fereastră pop-up dedicată, care afișează detaliile pre-încărcate din DESADV.
4. Operatorul selectează din pop-up detaliile fizice corespunzătoare paletului ce urmează a fi recepționat scriptic.

5. Gestionarea excepțiilor și modificărilor

• Deviații de lot și dată de expirare (BBD): În cazul în care apar neconcordanțe între datele din DESADV și marfa fizică (ex. diferențe de lot sau dată de expirare fizică vs. scriptică), datele DESADV pot fi actualizate prin modificare sau adăugare de noi linii doar cât timp comanda se află în statusul „Activat”.
• Restricție post-recepție: Odată ce procesul de recepție a fost finalizat în depozit, actualizarea sau modificarea detaliilor DESADV este definitiv blocată.

6. Concluzie

Implementarea și utilizarea riguroasă a procedurii DESADV în WMS optimizează fluxul de intrare a mărfurilor, elimină necesitatea introducerii manuale a datelor de trasabilitate în momentul descărcării și garantează acuratețea datelor privind loturile și termenele de valabilitate. Respectarea pașilor menționați asigură o integrare fluidă între solicitările clienților și execuția fizică din depozit.