Company logoCentru de Ajutor
Vizitează idealog.ro

Ghid de import date in portalul WMS

8 min. cititultima actualizare: 08.22.2026

GHID DE IMPORT DATE ÎN PORTALUL WMS

 

Scopul documentului :

Acest document are rolul de a ghida utilizatorii în procesul de descărcare, completare și încărcare a fișierelor Excel utilizate pentru schimbul de date cu Portalul WMS. Prin respectarea instrucțiunilor prezentate mai jos, importurile de date pot fi efectuate rapid și corect, reducând riscul apariției erorilor de validare și procesare.

A. PAȘI GENERALI PENTRU DESCĂRCAREA ȘABLOANELOR (DOWNLOAD)

1. Articole:

  • Navigați la: Nomenclatoare ➔ Articol
  • Faceți clic pe cele trei puncte (⋮ / Ellipses) din partea dreaptă.
  • Selectați Import date.
  • Alegeți șablonul Clients products.
  • Apăsați butonul Download template.
  • Salvați fișierul Excel pe calculatorul local cu numele: Articol_Clients products.xlsx

2. Parteneri:

  • Navigați la: Nomenclatoare ➔ Parteneri
  • Faceți clic pe cele trei puncte (⋮ / Ellipses) din partea dreaptă.
  • Selectați Import date.
  • Alegeți șablonul Clients partners.
  • Apăsați butonul Download template.
  • Salvați fișierul Excel pe calculatorul local cu numele: Parteneri_Clients partners.xlsx

3. Recepții (Comenzi de Intrare)

  • Navigați la: Comenzi de intrare ➔ Recepții
  • Faceți clic pe cele trei puncte (⋮ / Ellipses) din partea dreaptă.
  • Selectați Import date.
  • Alegeți șablonul Clients inbounds.
  • Apăsați butonul Download template.
  • Salvați fișierul Excel pe calculatorul local cu numele: Receptii_Clients inbounds.xlsx

4. Livrări (Comenzi de Ieșire)

  • Navigați la: Comenzi de ieșire ➔ Livrări
  • Faceți clic pe cele trei puncte (⋮ / Ellipses) din partea dreaptă.
  • Selectați Import date.
  • Alegeți șablonul Clients outbounds.
  • Apăsați butonul Download template.
  • Salvați fișierul Excel pe calculatorul local cu numele: Livrari_Clients outbounds.xlsx

B. COMPLETAREA ȘI ÎNCĂRCAREA DATELOR (UPLOAD)

Pasul 1. Pregătirea fișierului:

  • Deschideți fișierul Excel descărcat.
  • Completați datele respectând instrucțiunile specifice fiecărui câmp.
  • Verificați completarea tuturor câmpurilor obligatorii.
  • Salvați modificările efectuate.

Pasul 2. Încărcarea (Import) în Portalul WMS:

  • Reveniți în secțiunea corespunzătoare din portal:
      1. Articole
      2. Parteneri
      3. Recepții
      4. Livrări
  • Faceți clic pe cele trei puncte (⋮ / Ellipses).
  • Selectați Import date.
  • Alegeți șablonul corespunzător.
  • Apăsați Upload file.
  • Selectați fișierul salvat local.

După validare, datele vor fi prelucrate și încărcate în sistem.

C. REGULI GENERALE ȘI PREGĂTIREA FIȘIERULUI EXCEL:

1.     Formatul fișierului:

Fișierele importate trebuie să fie exclusiv în format: .xlsx (Excel Workbook). Nu sunt acceptate următoarele formate: .csv, .xls, .txt, alte formate diferite de .xlsx

2.     Tipurile de câmpuri:

·       M (Mandatoriu / Obligatoriu) Câmpurile marcate cu M trebuie completate obligatoriu. Lipsa acestora va conduce la respingerea importului.

·       (Opțional) Câmpurile marcate cu O pot fi completate sau lăsate necompletate, în funcție de informațiile disponibile.

·       M-O (Mandatoriu în anumite condiții)Aceste câmpuri devin obligatorii doar în scenarii specifice, descrise în secțiunea Livrări.

 

D. STRUCTURA ȘI EXPLICAȚIA CÂMPURILOR DIN FIȘIERUL Articol_Clients products:

1. TemplateCode (M) - Exemplu: TPL_CLN_001. Valoare fixă furnizată de către furnizorul de servicii logistice.

2. Code (M) - Exemplu: FMTL70920K2-30. Codul unic de identificare al articolului din sistemul ERP.

3. Name (M) - Exemplu: Banda de alergare Freemotion T22.9 REFLEX™ Denumirea completă a articolului din ERP.

4. UM (M) - Exemplu: BUC. Unitatea de măsură. Implicit BUC

5. Barcode (O) - Exemplu: 8806095620084. Codul de bare EAN al produsului.

6. BucPerBox (O) - Exemplu: 1. Numărul de bucăți conținute într-o cutie.

7. BucPerPallet (O) - Exemplu: 12 . Numărul de bucăți per palet.

8. Lifetime (O) - Exemplu: 0. Termenul de valabilitate al produsului exprimat în zile.

Devine obligatoriu pentru articolele gestionate prin reguli de rotație FEFO, FPFO sau LOT.

9. Weight (O) - Exemplu: 12,5. Greutatea produsului.

10. Depth (O) - Exemplu: 50. Lungimea articolului exprimată în centimetri.

11. Width (O) - Exemplu: 60. Lățimea articolului exprimată în centimetri.

12. Height (O) - Exemplu: 160. Înălțimea articolului exprimată în centimetri.

13. Volume (O) - Exemplu: 0.48. Volumul articolului exprimat în metri cubi (m³).

14. PartnerOwnerCode (M) Exemplu: CLA. Valoare fixă furnizată de către furnizorul de servicii logistice.

 

E. STRUCTURA ȘI EXPLICAȚIA CÂMPURILOR DIN FIȘIERUL Parteneri_Clients partners:

1.     Code (M) - Exemplu: CLA00001. Codul unic al partenerului preluat din ERP.

2.     Name (M) - Exemplu: Viva Sport. Denumirea oficială sau comercială a partenerului.

3.     FiscalCode (M) - Exemplu: RO8799789. Codul Unic de Înregistrare (CUI/CIF) al partenerului.

4.     RegistrationCode (O) - Exemplu: J/40/897998. Numărul de ordine în Registrul  Comerțului.

5.     AddressExternalID (M) - Exemplu: CLA00001. Codul unic al adresei preluat din ERP.

6.     Country (M) - Exemplu: RO. Țara în format ISO sau denumirea completă.

7.     County (M) - Exemplu: București. Județul corespunzător adresei.

8.     City (M) - Exemplu: Sectorul 6. Localitatea sau sectorul adresei.

9.     Street (O) - Adresa completă de livrare (stradă, număr, bloc).

10.  PostCode (O) - Exemplu: 067234. Codul poștal al locației.

11.  ContactPerson (O) - Exemplu: Ionescu Vali. Persoana de contact (obligatoriu pentru curier).

12.  Email (O) - Exemplu: valentin@viva.ro. Adresa de e-mail (obligatoriu pentru curier).

13.  PhoneNumber (O) - Exemplu: 0765252251. Numărul de telefon (obligatoriu pentru curier).

14.  PartnerOwnerCode (M) - Exemplu: CLA. Valoare fixă oferită de furnizorul logistic.

15.  IsBeneficiary (M) - Valori: TRUE / FALSE. Se setează TRUE dacă partenerul este partener

16.  IsSupplier (M) - Valori: TRUE / FALSE. Se setează TRUE dacă partenerul este furnizor.

17.  IsTransporter (M) - Valori: TRUE / FALSE. Se setează TRUE dacă partenerul este transportator.

 

F. STRUCTURA ȘI EXPLICAȚIA CÂMPURILOR DIN FIȘIERUL Receptii_Clients inbounds:

 

  1. PartnerOwnerCode (M) - Valoare fixă „CLA” specifică proprietarului de marfă.
  2. OrderReferenceNumber (M) - Exemplu: WEB-20260803-01. Numărul unic al comenzii de achiziție/recepție.
  3. OrderInboundTypeCode (M) - Exemplu: CLA_PO_001. Codul tipului de recepție
  4. WarehouseCode (M) - Exemplu: DC001. Codul depozitului în care se realizează recepția.
  5. ReceptionDate (O) - Exemplu: 08.03.2026. Data preconizată sau efectivă a recepției.
  6. IsReturn (O) - Valori : FALSE (recepție standard) / TRUE (retur de la client).
  7. AddressExternalID (M) - Exemplu: CLA00001. Identificatorul extern al adresei furnizorului.
  8. SupplierCode (M) - Exemplu : CLA00001. Codul unic al furnizorului.
  9. SupplierName (M) - Exemplu : Client Solutions INC. Denumirea oficială a furnizorului.
  10. ProductCode (M) - Exemplu : FMTL70920K2-30. Codul unic al produsului.
  11. Quantity (M) - Exemplu : 30. Cantitatea estimată pentru recepție.
  12. BatchCode (O) - Codul lotului de producție recepționat.
  13. TraceNumber (O) - Cod de trasabilitate, serie sau număr container.
  14. Comments (O) - Observații sau mențiuni suplimentare pentru recepție.
  15. TruckPlateNumber (O) - Exemplu: B99CLA|B98CLA. Numărul de înmatriculare al vehiculului.

 

G. STRUCTURA ȘI EXPLICAȚIA CÂMPURILOR DIN FIȘIERUL Livrari_Clients outbounds:

1.     PartnerOwnerCode (M) – Exemplu: CLA. Valoare fixă furnizată de către furnizorul de servicii logistice.

2.     BeneficiaryCode (M) - Exemplu: CLA00001Codul unic al beneficiarului din ERP.

3.     BeneficiaryName (M) - Exemplu: Client Solutions INC. Denumirea beneficiarului.

4.     OrderOutboundTypeCode (M) - Exemplu: CLA_EMG_001. Codul tipului de comandă de ieșire/livrare.

5.     WarehouseCode (M) - Exemplu: DC001. Codul depozitului din care se realizează livrarea.

6.     AddressExternalID (M-O) - Exemplu: CLA00001. ID-ul adresei existente în WMS.

7.     Country (M-O) - Exemplu: RO. Țara de livrare.

8.     County (M-O) - Exemplu: București. Județul de livrare.

9.     City (M-O) - Exemplu: Sectorul 6. Localitatea de livrare.

10.  Address (M-O) - Exemplu : Bulevardul Iuliu Maniu nr. 540. Adresa completă de livrare.

11.  ContactPerson (M-O) - Exemplu: Tania Ionescu. Persoana de contact.

12.  ContactPersonPhoneNumber (M-O) - Exemplu: 0765252251. Telefonul persoanei de

contact.

Scenarii de completare pentru Beneficiar și Adresă:

Scenariul 1: Beneficiar și adresă existente în WMS. Se completează:

  • BeneficiaryCode
  • AddressExternalID

Nu mai sunt necesare:

  • Country
  • County
  • City
  • Address
  • ContactPerson
  • ContactPersonPhoneNumber
  • PostCode

Detaliile adresei sunt preluate din WMS si folosite in comanda nou creata in WMS

Scenariul 2: Beneficiar nou și adresă nouă. Se completează:

  • BeneficiaryCode
  • BeneficiaryName
  • AddressExternalID
  • Country
  • County
  • City
  • Address
  • ContactPerson
  • ContactPersonPhoneNumber
  • PostCode

În acest caz, un beneficiar si detaliile adresei sunt adăugate WMS.

Scenariul 3: Adresă Ad-Hoc:

Se completează toate informațiile necesare livrării, cu excepția:

  • BeneficiaryCode
  • AddressExternalID

Adresa este memorată doar în comandă și nu este adăugată în nomenclatorul de parteneri. Funcționarea acestui scenariu este controlată prin proprietatea: „Dezactivează salvarea beneficiarului comenzii” din configurarea Tipurilor de Comenzi de Ieșire.

 

  1. OrderReferenceNumber (M) - Exemplu: CLA-WEB-20260803. Numărul unic al comenzi de livrare.
  1. ShippingDate (O) - Data programată pentru expediție.
  2. ProductCode (M) - Exemplu : FMTL70920K2-30. Codul produsului (SKU).
  3. Quantity (M) - Exemplu : 30. Cantitatea de livrat.
  4. BatchCode (O) - Codul lotului alocat pentru livrare (devine obligatoriu dacă este activată proprietatea specifică).
  1. Comments (O) - Observații privind ambalarea sau livrarea.
  2. TruckNumber (O) - Exemplu: B-99-CLA. Număr de înmatriculare vehicul.
  3. CODValue (O) - Exemplu: 17.3. Valoarea rambursului de colectat (Cash on Delivery).
  4. IsReturn (O) - Valori: FALSE (livrare standard) / TRUE (comandă de retur).
  5. ShippingMethod (M) - Exemplu: CLA_GEN_001. Codul metodei de livrare furnizat de operatorul logistic.

CONCLUZII:

Pentru o procesare rapidă și fără erori a importurilor în Portalul WMS, se recomandă:

✅ Utilizarea exclusivă a fișierelor în format .xlsx

✅ Completarea tuturor câmpurilor obligatorii (M)

✅ Respectarea ordinii și denumirii coloanelor din șabloanele furnizate

✅ Verificarea existenței produselor și partenerilor în nomenclatoarele WMS înainte de import

✅ Utilizarea codurilor furnizate de operatorul logistic pentru:

  • TemplateCode
  • PartnerOwnerCode
  • WarehouseCode
  • OrderInboundTypeCode
  • OrderOutboundTypeCode
  • ShippingMethod

Respectarea acestor reguli asigură importul corect al datelor și reducerea timpului necesar procesării operațiunilor logistice în WMS.

 

A fost util acest articol?